Como líder de negocios, probablemente dominas el arte de organizar una reunión en persona. ¿Pero cómo son tus habilidades en las videoconferencias? Con gran parte de la fuerza de trabajo profesional de hoy en día yendo a lugares remotos, es una buena idea ponerse al día en las mejores prácticas para la videoconferencia.
Si bien muchas políticas inteligentes se trasladan de las reuniones en la oficina a las reuniones en línea, hay consejos distintos que se aplican sólo al ámbito virtual.
Aquí están los principales consejos sobre lo que se debe y no se debe hacer en las videoconferencias.
Investigue sus opciones tecnológicas. Zoom, Google Meet, GoToMeeting, join.me, Webex, Equipos de Microsoft o Skype-oh mi! Las opciones parecen infinitas. Para encontrar la adecuada para ti, concéntrate en las funciones que necesitas.
¿Esperas un alto número de asistentes? Comprueba cuántos participantes permite la aplicación. Dependiendo de su suscripción, las aplicaciones permiten un número variable de participantes, con una opción que puede llegar hasta 500 personas.
¿Esperas fomentar la interacción de los asistentes? Compare la pantalla compartida, las anotaciones, los subtítulos y la interfaz de usuario.
Practique. Probablemente has visto cómo las videoconferencias se han ido al traste: un niño interrumpe la entrevista de su padre en la BBC, un compañero de habitación pasa sin pantalones o un participante de la reunión no apaga la cámara mientras usa el baño.
¿Por qué arriesgarse? Ponte cómodo con tu aplicación de videoconferencia usándola primero con amigos y familiares. Practica el apagado y encendido del video y las funciones de silencio. Comprueba la iluminación, el fondo y los niveles de ruido.
No olvides la opción de grabación. ¿Presentar sobre un tema candente o un nuevo entrenamiento? Asegúrate de que tu plataforma ofrece grabación.
Por ejemplo, en el Zoom, los archivos grabados se pueden subir a un servicio de almacenamiento de archivos como Google Drive o Dropbox, o a un servicio de transmisión de vídeo como YouTube o Vimeo.
Hagan uso de las características técnicas que apoyan la misión de su reunión. En otras palabras, no sacrifique la calidad de su reunión escatimando las funciones digitales.
Las sesiones de grupo son una gran función para aumentar la productividad y la lluvia de ideas en grandes reuniones. Si está tratando de promover la participación del grupo, póngase al día con las herramientas de anotación de su plataforma.
Aproveche los comandos de atajo. Familiarícese con las indicaciones del teclado de su plataforma de conferencias para que las reuniones se desarrollen con mayor fluidez.
A continuación se presentan las teclas de acceso directo de tres aplicaciones de videoconferencia populares:
– Zoom
– Skype
– Google Meet
Establece las reglas básicas. Si su equipo no ha pasado mucho tiempo en videoconferencias hasta ahora, es una buena idea establecer expectativas. (Aún mejor, muestra lo que esperas de tu equipo practicando lo que predicas.)
Las señales no verbales constituyen una gran parte de la comunicación, lo que es una buena razón para pedir a los asistentes que mantengan sus cámaras encendidas. Deje clara la preferencia organizativa dejando siempre la cámara encendida y considere la posibilidad de crear una breve lista de las mejores prácticas de videoconferencia que comparta a través del correo electrónico o en una plataforma de chat corporativa.
Otros elementos de etiqueta que podría considerar añadir a la lista de cosas que debe hacer en una videoconferencia de su organización son:
- Los anfitriones de la reunión deben presentar a todos durante la reunión.
- Concéntrese en la reunión. Evitar las distracciones, incluyendo el teléfono o los correos electrónicos durante una llamada.
- Limite el uso de la función de chat mientras esté en una videoconferencia, a menos que el anfitrión de la reunión le invite a hacerlo o tenga una consulta urgente.
- Pruebe toda la tecnología (incluida la cámara/vídeo, Wi-Fi y el uso compartido de pantalla) antes de la reunión.
- Venga preparado. Los anfitriones deben compartir una agenda y los participantes deben leerla.
- Tenga a mano materiales relacionados.
- No olviden lo básico para facilitar el éxito de las reuniones. Al igual que con las reuniones en persona, en la oficina, las videoconferencias deben tener un claro propósito y objetivo.
Comienza con una agenda, presentando a los asistentes y aclarando por qué se pidió a cada persona que asistiera. Asegúrese de que cada participante tenga documentos de referencia, adjuntándolos a su invitación, enviándolos por correo electrónico antes de la reunión o estando preparado para compartir su escritorio.
Como anfitrión de la reunión, busque a los introvertidos que están tratando de hablar. Tenga en cuenta al personal que se siente incómodo frente a la cámara.
Termine la reunión con un resumen de las principales ideas y los siguientes pasos que se deben dar.
Construya una sensación de seguridad. Ya sea que seas un anfitrión o un participante de la reunión, puedes contribuir a una sensación de ánimo y bienestar. Deje espacio para que los asistentes compartan sus preocupaciones, preguntas y aprendizaje. Responda con curiosidad y preguntas abiertas.
Hagan tiempo para interacciones casuales. La camaradería y la conexión es particularmente importante en estos tiempos sin precedentes. Sólo unos pocos minutos de interacción personal antes de empezar la agenda pueden marcar la diferencia en la creación de equipos y en el compromiso.
Otra forma de fortalecer la cultura entre los miembros de su equipo es programando una reunión abierta y recurrente los lunes por la mañana o los viernes por la tarde. Algunos líderes encuentran que las reuniones diarias funcionan bien. Simplemente organice la reunión y anime a sus colegas a venir si pueden para ponerse al día en temas no laborales.
Con la rapidez con que la videoconferencia se está convirtiendo en una parte crítica de nuestro día de trabajo, asegúrese de aprovechar al máximo la tecnología disponible y explore nuevas formas de promover el trabajo en equipo y la cultura en el ámbito virtual.
