Registro de Actividades de Tratamiento
El Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) es un documento obligatorio en el que las empresas registran todas las operaciones que involucran datos personales que tratan en sus actividades profesionales como responsables.
Este registro es esencial para garantizar tanto el cumplimiento de las normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea y leyes locales de protección de datos en varios países.
A través de un registro detallado, las empresas pueden demostrar que actúan de manera transparente, segura y conforme a la ley.
En este otro artículo puedes leer si realmente tienes obligación o no como responsable de tener este documento o en caso contrario, solo es recomendable.
¿Qué es el Registro de Actividades de Tratamiento?
Definición y Propósito del Registro de Actividades
El Registro de Actividades de Tratamiento es un documento que debe mantener actualizado cualquier empresa que trate datos personales.
Este registro documenta todos los procesos, procedimientos y sistemas que implican la recolección, uso, almacenamiento, transferencia o eliminación de datos personales.
Su propósito principal es:
- Demostrar cumplimiento legal: Ayuda a demostrar que la empresa cumple con las normativas de protección.
- Facilitar auditorías: Permite a las autoridades de protección realizar auditorías y supervisiones de manera más eficiente.
- Evaluar y gestionar riesgos: Ayuda a las organizaciones a identificar posibles riesgos en el tratamiento y a implementar medidas adecuadas para mitigarlos.
En este otro artículo tienes más información sobre el Registro de Actividades de Tratamiento que debe realizar el responsable o responsables. La protección es esencial para cualquier responsable y del delegado de protección. También en este artículo encontrarás información y una descripción sobre el DPD.
¿Quién debe llevar un Registro de Actividades de Tratamiento?
En general, cualquier empresa que trate datos personales, ya sea como responsable del tratamiento o como encargado del tratamiento, debe llevar un RAT.
Esto incluye tanto a empresas privadas como a organizaciones públicas. Sin embargo, existen algunas excepciones:
- Pequeñas y medianas empresas (PYMEs) que no realicen tratamientos de datos a gran escala y que no manejen datos sensibles o de alto riesgo.
- Empresas cuyos tratamientos de datos no incluyan la evaluación sistemática de aspectos personales de las personas.
Requisitos del Registro de Actividades de Tratamiento
Información que debe contener
En caso de realizarlo, debe incluir información detallada sobre cada actividad de tratamiento llevada a cabo por la empresa.
Según el RGPD, el registro debe contener al menos los siguientes elementos:
Datos del Responsable y Encargado del Tratamiento
- Nombre y datos de contacto del responsable del tratamiento.
- Nombre y datos de contacto del delegado de protección de datos (si aplica).
Fines del Tratamiento
Cada actividad de tratamiento debe tener un propósito específico y claramente definido.
Los fines del tratamiento deben estar documentados de manera que se justifique la necesidad del tratamiento de datos personales.
Categorías de Interesados
Es necesario especificar las categorías de interesados (clientes, empleados, proveedores, etc.) y las categorías de datos personales tratados (nombre, dirección, número de teléfono, datos de salud, etc.).
Categorías de Destinatarios
El RAT debe indicar las categorías de destinatarios a quienes se comunican o pueden comunicarse los datos personales, incluidas transferencias a terceros países u organizaciones internacionales.
Plazos de Conservación
Se deben especificar los plazos previstos para la supresión o revisión de las diferentes categorías de datos.
Esto garantiza que los datos no se conserven más tiempo del necesario.
Medidas de Seguridad
Es fundamental incluir una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad implementadas para protegerlos contra accesos no autorizados, pérdida o destrucción.
Como por ejemplo:
Excepciones y Consideraciones Especiales
Algunas organizaciones, como las PYMEs, pueden estar exentas de mantenerlo completo, siempre y cuando:
- El tratamiento no sea a gran escala.
- No implique datos sensibles o de alto riesgo.
- No suponga la evaluación sistemática de aspectos personales de los interesados.
Cómo Crear y Mantener un Registro de Actividades de Tratamiento
- Identificación de las Actividades de Tratamiento: Identificar todas las operaciones que implican el uso de datos personales incluidos los destinatarios dentro de la organización por el responsable.
- Documentación de las Actividades: Documentar cada actividad de tratamiento detallando los fines, las categorías, los destinatarios, los plazos de conservación y las medidas de seguridad.
- Evaluación de Riesgos: Realizar una evaluación de riesgos para identificar posibles amenazas a los datos personales y establecer medidas de mitigación adecuadas.
- Implementación de Medidas de Seguridad: Definir e implementar medidas técnicas y organizativas para protegerlos, como cifrado, control de acceso, formación del personal, entre otras.
- Revisión y Actualización Regular: Establecer procedimientos para revisarlo y actualizarlo de forma regular, especialmente cuando se introduzcan nuevos tratamientos o cambios en los existentes.
