Incluso en el teletrabajo, los equipos deben colaborar para tener éxito. Es importante trabajar juntos cuando se contribuye a los mismos proyectos, cuando se reasignan tareas y se reequilibran las cargas de trabajo, y cuando se resuelven conflictos y disputas.
A pesar de los beneficios objetivos de teletrabajar, como la mejora de la moral y la productividad de los empleados, existen algunos obstáculos para colaborar eficazmente en este entorno. Afortunadamente, hay soluciones y soluciones alternativas para casi todos los obstáculos.
Supera estos importantes desafíos si quieres maximizar el teletrabajo de tu equipo:
1. Selección de herramientas
Muchas de las cuestiones relacionadas con la gestión de la fuerza del teletrabajo pueden resolverse con las herramientas adecuadas. Sin embargo, las herramientas mismas pueden crear problemas. Si son difíciles de aprender o si no son intuitivas, pueden terminar costándole más tiempo del que ahorran. Si tiene una selección de herramientas muy diferentes para distintas funciones, pueden ser difíciles de gestionar, por no decir caras, si está pagando costes de suscripción.
La mejor idea es utilizar un conjunto completo de herramientas diseñadas para teletrabajar, una plataforma digital del lugar de trabajo donde los empleados puedan trabajar juntos de manera rápida y fácil. Cuanto más simple sea el sistema, mejor.
2. Confusión de roles
En un entorno remoto, a veces resulta confuso conocer tu papel dentro de una jerarquía y tu conjunto específico de responsabilidades. Esto puede llevar eventualmente a la duplicación de esfuerzos, con múltiples personas trabajando en las mismas tareas simultáneamente, o peor aún, a la pérdida de prioridades. Puedes prevenir esto asignando proactiva y claramente las funciones y responsabilidades. Cuanto más claro y más directo seas, menos espacio habrá para las ambigüedades. Documente formalmente las responsabilidades, si es posible.
3. Conocimiento de los canales de comunicación
El teletrabajo requiere que los empleados se comuniquen utilizando una amplia variedad de canales diferentes. Cada canal tiene sus puntos fuertes y sus puntos débiles; por ejemplo, los correos electrónicos son excelentes para documentar formalmente una conversación y comunicar información no urgente, pero los mensajes de texto son mejores para las interacciones rápidas, y las llamadas son mejores para los diálogos extensos. Educar a los empleados sobre las mejores prácticas para cada canal de comunicación es la única forma real de resolver este problema.
4. Adiciones sincronizadas
Cuando varias personas trabajan en el mismo archivo o proyecto, puede resultar confuso por varias razones: los usuarios pueden no saber qué versión es la más reciente y diferentes personas pueden estar trabajando simultáneamente bajo diferentes supuestos. Esto puede aclararse con el uso de herramientas diseñadas para permitir actualizaciones sincronizadas y en tiempo real, y una mejor gestión de alto nivel.
5. Comprobaciones y actualizaciones
La comunicación continua es crucial para el éxito de la mayoría de los proyectos, pero el trabajo a distancia puede dificultar la gestión de las revisiones y actualizaciones periódicas. Los paseos casuales no son una opción, y enviar un correo electrónico formal para pedir una breve actualización puede ser innecesariamente largo.
Una plataforma de gestión de proyectos suficientemente detallada puede ayudarle a resolver esto, pero sólo si todos sus empleados están capacitados para aportar nueva información en esta plataforma utilizando el mismo formato. Entrene a sus empleados para que sean consistentes si quiere que esto funcione.
6. Compromiso de los empleados
El compromiso de los empleados es vital para el éxito de una organización. Cuando los empleados se comprometen con su trabajo, tendrán una mayor productividad, una mejora de la moral y menores tasas de rotación. Pero, ¿cómo puede mantener a los empleados comprometidos en un entorno de teletrabajo? Existen varias opciones, dependiendo de sus prioridades y del acceso a los recursos. Por ejemplo, podría mejorar el compromiso dando a los empleados más de las tareas que mejor se adaptan a ellos, practicando la formación de equipos a distancia y recogiendo información para aprender las formas en que puede mejorar.
7. Barreras culturales y de zona horaria
No todos los equipos que teletrabajan lucharán con las barreras de husos horarios y culturales, pero si se trabaja con gente de otros países o del otro lado del país, éstas pueden suponer un obstáculo. En la mayoría de los casos, la mejor solución es ser proactivo y franco sobre los posibles problemas. Por ejemplo, si tienes varios equipos trabajando en diferentes zonas horarias, llega a un compromiso sobre cuándo reunirse. Si tienes equipos con valores diferentes en lo que se refiere al trabajo, ten una conversación abierta sobre eso.
8. Gestión del tiempo individual
Teletrabajar significa que ningún supervisor mirará por encima del hombro; depende de cada individuo practicar una gestión eficaz del tiempo. Esto puede ser difícil de lograr a distancia, pero se pueden inculcar mejores hábitos de gestión del tiempo con la ayuda de clases online, capacitación y acceso a más datos (como con las herramientas de seguimiento del tiempo).
Aprendizaje y adaptación
Pocos equipos que teletrabajan son perfectamente capaces de una colaboración eficiente al principio. En cambio, lleva tiempo desarrollar y perfeccionar los enfoques necesarios para tener éxito en este entorno.
Mida y analice el rendimiento de su equipo regularmente para hacer un inventario de las herramientas, tácticas y hábitos que están funcionando para usted y en su contra, y con el tiempo, puede eliminar las cosas que no están funcionando, y priorizar todo lo que sí lo está.
